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近日，國家檔案局發(fā)布了《檔案仿真復制工作規(guī)范》(DA/T 90—2022，以下簡稱《規(guī)范》)，作為檔案保護行業(yè)推薦性標準，標準自2022年7月1日起施行。為便于理解《規(guī)范》的主要內(nèi)容，做好貫徹落實工作，現(xiàn)對《規(guī)范》相關內(nèi)容進行如下解讀。
背景情況
2021年，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要“統(tǒng)籌館（室）藏資源，圍繞重要時間節(jié)點、重大紀念活動，通過展覽陳列等方式，不斷推出具有廣泛影響力的檔案文化精品”，要求強化檔案安全保護工作。檔案仿真復制是搶救和保護珍貴檔案資源、傳承和傳播檔案文化的重要技術手段。隨著數(shù)字影像技術的發(fā)展，基于數(shù)字圖像技術的仿真復制技術得到了推廣應用，該技術具有高效、易用、色彩還原準確、細節(jié)表現(xiàn)全面及按需制作等顯著特征，為用好紅色資源、傳承紅色基因、傳播中華文化提供了保障。
近年來，仿真復制工作服務于各類主題教育活動，國家和各地方舉辦的“兩學一做”“不忘初心、牢記使命”主題教育檔案文獻展及改革開放40周年、新中國成立70周年、抗美援朝70周年、建黨100周年等大型主題展覽均應用了大量檔案的仿真復制件作為展品展出，進一步推動了檔案仿真復制工作的開展，創(chuàng)造了良好的發(fā)展機遇，同時也提出了更高的要求。為保障基于數(shù)字圖像技術的檔案仿真復制工作的科學性和規(guī)范性，根據(jù)目前數(shù)字圖像技術發(fā)展水平，中央檔案館檔案資料保護部和云南省檔案館聯(lián)合完成了《規(guī)范》的制定工作。
標準定位
《規(guī)范》基于安全可靠、先進可行、成熟實用的原則，為國內(nèi)各級各類檔案機構的仿真復制工作提供了具體可行的技術標準參考。從崗位及場地的保障、設備的選擇、各項制度及工作流程的確定等，對仿真復制工作的全過程提出了科學、詳細的規(guī)范要求，形成了一套系統(tǒng)全面的技術領域行業(yè)標準，有利于規(guī)范檔案仿真復制工作過程中的數(shù)據(jù)管理、仿真件制作及質檢移交等各個環(huán)節(jié)，對進一步提升檔案的保護和利用工作具有重要意義。
主要內(nèi)容
《規(guī)范》共分16章56小節(jié)，包括范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義、總體要求、工作組織、管理制度、工作流程、業(yè)務外包、設備選型、前期準備、圖像采集、圖像處理、圖像輸出、后期制作、質量檢查與移交、數(shù)據(jù)管理與利用等。
在范圍及總體要求部分，《規(guī)范》提出了該標準的適用范圍，即適用于各級各類檔案機構開展基于數(shù)字圖像技術的檔案二維仿真復制工作，實物、聲像等檔案不在適用范圍內(nèi)，其他單位開展相關仿真復制工作時可參考此規(guī)范執(zhí)行；同時，提出仿真復制應通過選擇適合的技術和方法滿足不同利用需求的要求，規(guī)定了在檔案仿真復制工作中，不得對檔案原件造成損壞，且制作的仿真件要保持檔案原貌：內(nèi)容和尺寸與原件相同、材質和色彩與原件相似。
01 工作組織與制度管理
規(guī)定了檔案仿真復制工作的崗位職責，要求對工作中的組織實施、協(xié)調管理、安全保障、技術支持、監(jiān)督檢查、成果驗收等進行統(tǒng)籌規(guī)劃，確保工作質量；從事仿真復制工作的人員應具備熟悉業(yè)務、組織協(xié)調、硬件操作等相應能力以及一定的美學和檔案保護方面專業(yè)素養(yǎng)。要求針對珍貴檔案以及批量檔案進行仿真復制前應制定工作方案，且應在充分調研的基礎上綜合考慮工作中的各類因素。
《規(guī)范》提出應制定科學規(guī)范的檔案仿真復制管理制度，并以保障檔案原件及相關數(shù)據(jù)安全和工作質量為基礎，明確了崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、檔案原件和仿真復制件管理、耗材管理、數(shù)據(jù)管理、工作臺賬管理等方面的規(guī)范內(nèi)容。
02 場地建設和設備選型
對仿真復制工作場地的建設標準作出建議說明，即應參照《計算機場地通用規(guī)范》（GB/T 2887—2011）和《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ 25—2010）等相關標準，結合檔案仿真復制工作開展的具體需要，進行設計、建設和管理；避免出現(xiàn)雜亂光源和艷麗色彩等影響掃描效果，工作場所內(nèi)可設置局域網(wǎng)以連接仿真復制系統(tǒng)相關設備、實現(xiàn)設備共享。
在設備的選擇上，《規(guī)范》對圖像采集設備、圖像處理設備、圖像輸出設備、數(shù)據(jù)管理設備、色彩管理及質量檢測設備的用途、特征、參數(shù)、性能等進行了詳細規(guī)定。其中對于圖像采集設備，在采集精度和尺寸滿足檔案仿真復制件輸出需要的同時，要求需對檔案原件損害較小，故優(yōu)先選用非接觸式設備。
03 檔案仿真復制工作全流程部分
《規(guī)范》指出仿真復制工作的流程包括工作審批、檔案原件交接、前期整理、圖像采集、圖像處理、圖像輸出、后期制作、質量檢查、檔案原件及仿真復制件交接、數(shù)據(jù)管理與利用、檔案仿真復制件利用等。
一是前期準備階段（第7、10章），此階段包括工作審批、原件的交接以及對檔案原件進行規(guī)范有序整理和分析。工作審批和交接階段需要填寫《檔案仿真復制申請表》和《檔案仿真復制登記表》，并將工作的全流程進行記錄，填至《檔案仿真復制流程作業(yè)單》中。在接收檔案原件后，需進行規(guī)范有序的整理和登記，不改變檔案原始狀態(tài)，并根據(jù)檔案原件的狀態(tài)分析其在后續(xù)過程中是否應采取相應的技術手段進行加固和修復；最后根據(jù)檔案原件的幅面尺寸、采集內(nèi)容、字跡材料、背景色彩等進行科學合理的分類并妥善保管，為下一階段圖像的技術采集做好準備。
二是具體工作階段（第11、12、13、14章），此階段包括圖像采集、圖像處理、圖像輸出、后期制作4個部分。圖像采集分為圖像掃描和圖像拍攝兩種方式，《規(guī)范》對兩種采集方式的工作場地要求、設備參數(shù)設置以及圖像的輸出格式和分辨率均進行了規(guī)范，并要求將采集形成的數(shù)字圖像文件保存在預先設置的計算機文件夾中規(guī)范管理，根據(jù)檔案原件名稱及處理情況，給文件夾和數(shù)字圖像文件命名，為后續(xù)各階段工作提供便利；圖像處理部分提出了對采集到的圖像進行處理的操作內(nèi)容，即對圖像進行校正、裁切、拼接、去污、調整、編輯排版等，將采集過程中歪斜、失真、變形的圖像進行調整，去除不需要的信息和污點劃痕，調節(jié)色彩信息，進行合并或排版，最終生成與原件尺寸、內(nèi)容、色彩等信息一致的可直接輸出的數(shù)字圖像；在圖像輸出部分，要求輸出載體原則上宜與檔案原件載體相同或相似，在沒有此類載體的情況下可通過染色等技術工藝制作與檔案原件相似的載體，歸納介紹了噴墨打印機和激光打印機等不同輸出設備的適用載體類型，并提到設備維護工作的主要內(nèi)容；后期制作部分即對輸出的檔案仿真件進行最后的處理，主要包括檔案仿真復制件裁切、邊緣打磨、做舊、制作折痕、打孔、裝幀、裝裱、加蓋復制件印章或添加復制件標識等，《規(guī)范》指出后期處理要確保仿真復制件與原件具有較高相似度。
三是后期收尾階段（第15、16章），此階段包括對制作完成的仿真復制件進行質量檢查和移交，并管理和利用工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。在質量檢測部分，要求檢測者對照檔案原件，通過目測和儀器測量相結合的方式，從載體、外觀、色彩、裝裱、裝幀方式等方面進行檢查，確保檔案仿真復制件與原件具有極高相似度；移交時應對檔案原件及仿真復制件等進行檢查、清點，履行移交手續(xù)，并將交接階段的《檔案仿真復制登記表》填寫完成。
04 數(shù)據(jù)安全管理和利用
提出應系統(tǒng)收集、整理、保存檔案仿真復制工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括原始采集圖像數(shù)據(jù)、制作過程圖像數(shù)據(jù)和最終輸出圖像數(shù)據(jù)、圖像著錄數(shù)據(jù)、各類設備和載體的基礎參數(shù)數(shù)據(jù)、工作過程數(shù)據(jù)、檔案仿真復制知識數(shù)據(jù)等。外來檔案在仿真復制過程中形成的數(shù)據(jù)依照雙方約定處置，原則上宜移交申請單位（部門）或銷毀。
在數(shù)據(jù)利用方面，《規(guī)范》建議通過與數(shù)字檔案館系統(tǒng)相銜接或者建設檔案仿真復制數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，設置檔案仿真復制數(shù)字圖像數(shù)據(jù)庫（即原始數(shù)據(jù)、最終輸出圖像數(shù)據(jù)等）、檔案仿真復制知識庫（即設備與載體的基礎參數(shù)數(shù)據(jù)、工作過程數(shù)據(jù)等），實現(xiàn)檔案仿真數(shù)據(jù)資源的有效管理和快速利用。
05 外包工作安全
《規(guī)范》提出在需要外包的情況下，檔案部門應從企業(yè)性質、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查外包企業(yè)的相關資質，根據(jù)《國家秘密載體印制資質管理辦法》審查企業(yè)的涉密資質；綜合評估外包企業(yè)承接檔案仿真復制業(yè)務的能力，包括技術工藝、場所建設、設備配備、成果業(yè)績等技術能力，組織機構、規(guī)章制度、質量控制、安全保障等管理能力；在工作實施過程中，依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》嚴格執(zhí)行安全管理，指派專門人員參與檔案仿真復制外包業(yè)務的監(jiān)督與指導、質量控制、進度安排、安全管理和溝通協(xié)調工作。
作者：陸興中
文章來源：《中國檔案》雜志2022年第9期
